Financiële en beleidskaders van commissies binnen DOK

Inleiding

Richting geven aan ontwikkeling kan alleen als duidelijk is waarheen en binnen welke grenzen. Werkzaamheden verricht door commissieleden met als doel om de gymnastiekvereniging DOK op uiteenlopende terreinen te ondersteunen hebben alleen zin als duidelijk is wat de meerwaarde is voor DOK en of het ondersteunend is voor de richting waarin de vereniging zich kan gaan ontwikkelen. Het bestuur heeft gediscussieerd over de gevolgen van  ontwikkelingen binnen en buiten DOK en de consequenties voor de financiële en beleidskaders van de verschillende commissies. Daarbij heeft het bestuur zich voorgenomen om de gegevens die n.a.v. van eerder onderzoek bekend zijn, te verwerken in duidelijke en uitvoerbare doelen en kaders. Naar aanleiding van deze discussie heeft het bestuur een aanzet gegeven voor het opstellen van beleid en financiële kaders.

Gegevens

Voor het opstellen van de beleid- en financiële kaders door het bestuur is gebruik gemaakt van:

Ø       IKSPORTNL-scan door sportservice Ede (dec. 2005)

Ø       Analyse en aanbevelingen door Peter Schaap (febr. 2006)

Ø       Toelichting bestuursbeleid jaarvergadering 2006 (bestuursbeleid 2006)

Procedure

Het bestuur bespreekt de kaders in een bestuursvergadering (okt 2006). Daarna gaat het bestuur in een consultatie ronde de vereniging in. Door gesprekken met commissies aan te gaan over deze beleidskaders hopen wij aan de hand van deze gesprekken met elkaar vast te stellen in welke richting DOK zich de komende jaren kan gaan ontwikkelen.

Na de discussies met alle commissies komt het bestuur met een eindvoorstel dat in de jaarvergadering van maart 2007 zal worden vastgesteld.

Aanbevelingen voor het opstellen van algemeen beleid en financiële kaders DOK

De aanbevelingen zoals die zijn aangegeven in IKSPORTNL-scan en door Peter Schaap (febr. 2006) zijn door het bestuur als uitgangspunt voor geformuleerd beleid genomen. Daarnaast heeft het bestuur gekeken naar een aantal toekomstige ontwikkelingen waarmee DOK haar voordeel kan doen.

Een verkorte weergave van de aanbevelingen en een puntsgewijze inventarisatie van toekomstige ontwikkelingen is hieronder weergegeven.

De aanbevelingen IKSPORTNL-scan

Ø       Het is aan te bevelen om meerjarenbeleid te ontwikkelen waarin meetbare doelstellingen worden geformuleerd. Met het omschrijven van SMART doelstellingen (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden) kan de vereniging na een beleidsperiode evalueren of de voorgenomen doelstellingen daadwerkelijk zijn gerealiseerd.

Ø       Er zou een vertrouwenspersoon aangesteld kunnen worden.

De ouders zouden op hun verantwoordelijkheden / verplichtingen gewezen kunnen worden.

Ø       Het gebruik maken van externe communicatie is belangrijk om de naamsbekendheid van de verenging te vergroten en uiteindelijk nieuwe leden te werven. Er zou kunnen worden deelgenomen aan bijvoorbeeld de sportpas van Sportservice Ede.

Ø       Het op peil houden van de sfeer en cultuur is de belangrijkste aanbeveling!

Ø       Ontwikkelen van een (continue) vrijwilligersbeleid voor de openstaande / eventueel nieuw te creëren functies.

Ø       In een vrijwilligersbeleidsplan kan als bijlage de functiebeschrijvingen van bijvoorbeeld trainers worden toegevoegd. Ook het formuleren van gedragsregels voor kaderleden wordt aanbevolen.

Aanbevelingen door Peter Schaap

Ø       Ruimte voor eigen verantwoordelijkheid commissies, betere afbakening t.o.v. bestuur

Ø       Samenstelling bestuur: onafhankelijker met directe koppeling aan PPC/CTL. Wijziging t.o.v. Turnstede.

Ø       Financieel: strakker regelen en meer ruimte scheppen voor ontwikkeling

 Bestuursbeleid 2006

Bestuur

·         Verbeteren vergadercultuur

·         Zoeken bestuursleden

·         Structuur brengen in de geldstromen

·         Aanvullen financiële reserves

Commissies

·         Beslisbevoegdheden formuleren voor de verschillende commissies

Activiteiten, lessen en leiding

·         Werken aan een optimale vulling van de zalen

·         Streven naar meer en voldoende gekwalificeerde leiding

Turnstede

·         Verbeteren van de communicatie van Turnstede naar DOK en omgekeerd

·         Aandacht voor veiligheid rond sportaccommodaties

Overig

·         Het formuleren van gedragsregels voor kaderleden

·         Aandacht hebben voor vrijwilligers en hun kwaliteiten door een positieve benadering

·         Verantwoordelijkheden daar leggen waar het hoort en vrijwilligers hierop aanspreken

Toekomstige ontwikkelingen

Ø       Een grote vereniging is slagvaardiger en eenvoudiger financieel gezond te houden. Minimale grootte van de vereniging is 1000 leden.

Ø       De inzet van internet bij de interne en externe communicatie van de vereniging wordt steeds belangrijker

Ø       Rondom de lessen moet gestreefd worden naar deskundige, enthousiaste leiding, duidelijke en weinig wisselende leiding en lestijden, weinig wisselingen in zalen en een directe coördinatie door de CTL en TCR.

Ø       Gebrek aan vrijwilligers voor belangrijke taken moet opgelost worden door actieve werving en het onderbrengen van taken bij derden. In het laatste geval kan er sprake zijn van een marktconforme vergoeding.

Ø       De samenwerking binnen Turnstede moet verder geïntensiveerd worden. Hierbij moet de positie van DOK t.o.v. de andere verenigingen duidelijker worden aangegeven.

Meerjaren beleid DOK

Uitgaande van de aanbevelingen zijn er een aantal algemene kaders en uitgangspunten voor de komende jaren te formuleren.

1. Minimale grootte van de vereniging om gezond te blijven is 1000 leden. Dit aantal kan gehaald worden door ledenwerving en het starten van nieuwe activiteiten of schaalvergroting door samenwerking.
2. De samenwerking binnen Turnstede moet binnen 5 jaar leiden tot een duidelijke meerwaarde voor DOK
3. Duidelijkheid en rust rondom het lesrooster is heel belangrijk. Wijzigingen moeten tot het minimum beperkt worden. Leden moeten krijgen waarvoor ze betalen.
4. Het aantal thuisbezorgde papieren clubbladen wordt gehalveerd. Daartoe wordt er gestart met een digitale uitgave van het clubblad via de website.
5. De naamsbekendheid van DOK in Ede en binnen de KNGU is van groot belang. Plaatselijke publiciteit, artikelen in de lokale krant, betrokkenheid bij activiteiten van de KNGU. Alles moet aangewend worden om DOK onder de aandacht van het grote publiek te houden. 
6. De betrokkenheid van jeugdigen bij leiding, commissies en bestuur moet gestimuleerd worden. Opleiding en werving nemen daarbij een centrale plaats in.
7. De website wordt een centraler communicatie medium met leden en leiding. Aanmelden en uitschrijven voor een les via de website wordt verder uitgewerkt.
8. De commissies krijgen meer eigen verantwoordelijkheid en middelen.
9. De sfeer en cultuur van DOK als vereniging verankerd in een aantal kernactiviteiten voor leden wordt door het bestuur nadrukkelijker bewaakt. Het bestuur merkt daarbij de volgende activiteiten aan als kernactiviteiten:

Ø       Alle activiteiten van de jeugdcommissie

Ø       De heidekar

Ø       De tweejaarlijkse uitvoering

Ø       De gyminstuif , de DOK dag en de springwedstrijden

Ø       De website

Ø       Het volleybaltoernooi

Lunteren, oktober 2007