Aandachtspunten voor de TC leden t.a.v. ledenadministratie

Inschrijven nieuwe leden

Inschrijven van nieuwe leden kan vanaf heden digitaal via www.dok-ede.nl of indien dit niet mogelijk is via inschrijf formulier. ( zie bijlage, versie dec. 07 met alleen mogelijkheid tot aut. Incasso) en voor volledige informatie hierover zie bijlage: Hoe kan ik mij inschrijven als lid van c.g.v. DOK.

De procedure voor de leiding is als volgt:

• Op de eerste les heet je het nieuwe lid welkom en noteer je haar of zijn volledige naam.

• Je geeft het nieuwe lid het briefje mee met de informatie over: ‘Hoe kan ik mij inschrijven als lid van C.G.V. DOK Ede?’

• Daarin is aangegeven dat een lid zich op twee manieren kan inschrijven namelijk via de website (digitaal) of via de les door het inschrijfformulier

• Als het nieuwe lid zich digitaal heeft ingeschreven, ontvang je van mij een afschrift van de inschrijving. Dit moet je accorderen door middel van een reply. Je geeft zo aan dat de inschrijving klopt en dat je het gelezen hebt. Je kunt het lid definitief op je presentielijst bijschrijven.          

• Als een lid zich via een papieren inschrijfformulier wil inschrijven geef je er één mee of verwijs je naar de mogelijkheid om een inschrijfformulier te downloaden via de website (let er wel op dat het de laatste versie is, met alleen de mogelijkheid tot automatische incasso). Leden sturen na invulling zelf het formulier naar de ledenadministratie. Jij krijgt van mij, via de mail een bericht van inschrijving en ik vraag je dit weer te accorderen door middel van een reply.

Opzeggen lidmaatschap

Opzeggen op de les is natuurlijk heel correct maar niet voldoende. Je kunt de leden verwijzen naar de DOK- website waar een digitaal opzeg formulier te vinden is  bij de button B op de home page of via de link ledenadministratie. Opzeggen kan per 1 januari, 1 april, 1 juli en 1 oktober. Eén maand voor de gewenste opzegdatum moet het bericht bij de ledenadministratie binnen zijn. Men krijgt dan automatisch een bevestiging. Op de home page kunnen ook mutaties doorgegeven worden.

Men kan ook een brief schrijven o.v.v. naam, geboortedatum en de les die gevolgd wordt en deze te versturen naar:

Gerda Smits, Kraatsweg 35, 6712 DA Ede

Mutaties

Bij wijziging van les altijd lesnummer vermelden en de volledige naam, dat betekent voor- en achternaam.

Ook het alleen vermelden op de lijst: door naar volgende les, is niet duidelijk en onvoldoende informatie.

Gaat iemand een extra les volgen,  dit graag z.s.m. doorgeven.

Bij sommige lessen volgen kinderen niet de volledige lestijd. Willen jullie deze verschuivingen z.s.m. doorgeven?

Contributie

Voor vragen t.a.v. contributie altijd door verwijzen naar  ledenadministratie. Gerda Smits.

Assistenten

Wijzigingen t.a.v  assistenten ook graag z.s.m. doorgeven. Sommige assistenten zijn zelf geen actief lid maar staan wel als lid ingeschreven omdat ze assistent zijn.  Stopt zo iemand dan is het van belang dat gelijk door te geven, anders blijft zo iemand als lid ingeschreven. De vereniging moet dan voor zo iemand bondscontributie betalen terwijl zij in feite geen lid meer is. Jammer van het geld.   

Langdurig afwezige leden

Bij langdurige afwezigheid van leden waarvan de oorzaak niet bekend is, lijkt het me wenselijk om even contact op te nemen. Hetzelfde geldt voor langdurig zieken. Een beetje meeleven en belangstelling doet goed en geeft gelijk duidelijkheid of zo iemand nog terug komt. Soms krijg ik n.l. de vraag om restitutie omdat een lid al heel lang geen lessen meer volgt en vergeet af te melden. Dat is voor geen van de partijen een prettige aangelegenheid. 

Presentie lijsten

Presentie lijsten dienen op z´n minst 1x per 2mnd.ingeleverd te worden.
 
Gerda